Quanto costa davvero un preventivo fatto a mano

Roberto vende materiali edili. Quando ci siamo parlati la prima volta mi ha detto una frase che sento quasi sempre, con parole diverse: "non abbiamo un problema di clienti, abbiamo un problema di tempo".

Aveva 3 persone in ufficio. Il loro lavoro, per la maggior parte della giornata, era fare preventivi.

25 minuti, uno per uno

Un preventivo, da quando arrivava la richiesta a quando partiva l'email, prendeva 25 minuti. Non perché fossero lenti. Perché ogni preventivo voleva la stessa sequenza di gesti: aprire il gestionale, cercare i codici, controllare il listino giusto per quel cliente, copiare, incollare, ricontrollare, scrivere l'email.

Nessuno di quei 25 minuti era una decisione. Era tutto recupero e trascrizione di cose che l'azienda già sapeva.

Questo è il punto che sfugge quasi sempre: quel tempo non compare da nessuna parte. Non è una voce di costo, non è un progetto in ritardo, non è un cliente perso. È solo la giornata che finisce senza che nessuno abbia fatto la cosa per cui era stato assunto.

Il conto che nessuno fa

Facciamolo. Serve un numero solo, che tu conosci già: quanti preventivi escono dalla tua azienda in una settimana.

Prendiamo un'azienda che ne fa 40.

767 ore. Sono quasi 5 mesi di lavoro di una persona a tempo pieno, spesi a copiare codici da un gestionale.

E attenzione a come si legge questo numero: non vuol dire che puoi licenziare qualcuno. Vuol dire che hai già pagato 5 mesi di stipendio per un lavoro che nessuno avrebbe scelto di far fare a una persona.

Perché il conto sembra sempre esagerato

Perché nessuno passa 767 ore di fila a fare preventivi. Sono 20 minuti qui, mezz'ora là, spalmati su 12 mesi e su 3 persone diverse.

È la stessa ragione per cui una perdita d'acqua da una goccia al secondo non sembra niente, e a fine anno sono 30.000 litri. Il tempo sparisce nella stessa forma: mai abbastanza in una volta da far scattare una decisione.

Da 25 minuti a 3

Nel caso di Roberto quei 25 minuti sono diventati 3.

Non con un software nuovo da imparare, e questo è il dettaglio che di solito non si crede: il commerciale manda un vocale da Telegram mentre è ancora dal cliente, dice cosa serve a parole sue, e il preventivo arriva in ufficio già compilato. Chi lo riceve controlla e manda.

I 3 minuti che restano sono il controllo. Quello resta umano, e deve restare umano: è l'unico pezzo dei 25 in cui qualcuno stava davvero decidendo qualcosa.

Le 3 domande da farsi prima di toccare qualcosa

Il conto qui sopra è quello di Roberto. Prima di dare per scontato che sia anche il tuo, 3 controlli veloci:

1. Quanti dei tuoi preventivi sono davvero simili fra loro? Se ogni preventivo è un progetto diverso, i 25 minuti non sono recupero: sono lavoro vero, e lì non c'è niente da togliere
2. Le eccezioni dei clienti dove stanno scritte? Se stanno in una testa, quella testa è il progetto, non il preventivo. Il motivo è qui: quando la persona che sapeva tutto lascia l'azienda
3. Sai quanti minuti ci vogliono adesso, o lo stai stimando? Se lo stimi, per 2 settimane conta. Senza il numero di partenza non potrai mai dire che è migliorato

E se i preventivi non sono il mio problema

Molto probabile, e non è un modo di dire.

I preventivi sono il caso più facile da vedere, non il più costoso. Nelle aziende che ho seguito le ore operative si distribuiscono su 8 aree, e insieme si mangiano fra il 50 e il 70% del tempo di chi lavora: la posta, i preventivi, il follow-up commerciale, la reportistica, la gestione dei documenti, l'inserimento di una persona nuova.

Quasi nessun imprenditore sa quale delle 8 gli costa di più. Non per disattenzione: perché nessuno di quei costi è scritto da qualche parte dove si possa leggere.

Sulla posta il conto l'ho fatto qui: quante ore si perdono con le email. E il criterio per scegliere da quale partire, che non è "quella che dà più fastidio", sta qui: quale processo automatizzare per primo.

La prima cosa da fare non è comprare uno strumento

È misurare. Chi parte comprando arriva quasi sempre allo stesso punto: uno strumento che funziona sui casi facili e si ferma sul primo caso vero, per ragioni che ho messo in fila qui: perché l'intelligenza artificiale non funziona in azienda.

Il CHECK-INO fa la misura al posto tuo su tutte e 8 le aree: 60 domande, meno di 6 minuti, e alla fine hai le aree in ordine, con le ore e gli euro che ognuna ti costa in un anno.