Quale processo automatizzare per primo in azienda

Quasi tutti scelgono il primo processo da automatizzare nello stesso modo: quello che dà più fastidio.

È il criterio peggiore possibile, e non perché sia sciocco. Perché "dà fastidio" misura quanto una cosa è rumorosa, non quanto costa. Il processo che ti costa di più è quasi sempre silenzioso: nessuno si lamenta, funziona, e si mangia 700 ore l'anno senza che nessuno se ne accorga.

Il primo processo non deve essere il più importante

Deve essere quello che dimostra qualcosa in fretta.

Questa è la cosa che ho imparato pagandola: se il primo progetto è il più grande, ci mette 5 mesi, e a mese 3 nessuno in azienda sa più perché lo si sta facendo. A quel punto muore, e con lui muore la possibilità di farne un secondo, perché adesso l'azienda "ci ha già provato".

Il primo processo ha un solo compito: portare un risultato misurabile in 6 settimane. Non risolvere l'azienda.

I 4 criteri, in ordine

Metti in fila i tuoi processi candidati e dai un voto da 1 a 5 su ognuno di questi 4. Poi somma.

1. Quante volte si ripete. Un processo che gira 200 volte al mese vale più di uno che gira 8 volte, anche se quello da 8 volte è più fastidioso
2. Quanto è uguale a se stesso. Se ogni volta è diverso, non è un processo, è una decisione. Le decisioni non si automatizzano
3. Quante persone tocca. Meno sono, meglio è per il primo. Un processo che tocca 12 persone vuol dire 12 abitudini da cambiare, e lì il progetto non fallisce sulla tecnologia
4. Quanto è misurabile. Se non sai dire quanto ci vuole adesso, non potrai dire che è migliorato. E un risultato che non si può mostrare non convince nessuno a fare il secondo

Il punteggio più alto vince. Non il tuo istinto: il punteggio.

Perché quasi sempre vince il follow-up

Su queste 4 misure il follow-up commerciale vince più spesso degli altri, ed è controintuitivo perché non è quello che fa più rumore.

Vince per un motivo che gli altri non hanno: è l'unico che si vede sul fatturato invece che sul tempo.

Recuperare 15 ore a settimana sulla posta è una bella cosa, ma è un risparmio: devi ancora decidere cosa farci con quelle ore. Un follow-up che non si dimentica più di nessuno porta dal 15 al 25% di trattative chiuse in più, sugli stessi contatti, con la stessa gente, senza spendere un euro in più di pubblicità.

E c'è un secondo motivo, più pratico: il follow-up è il processo che tutti sanno di fare male. Nessuno si offende se lo automatizzi, perché nessuno lo rivendica come proprio mestiere. Il che risolve in partenza il problema che uccide la maggior parte di questi progetti, e di cui ho scritto qui: perché l'intelligenza artificiale non funziona in azienda.

Quando invece non è il follow-up

Se vendi a pochi clienti grandi con cicli lunghi, il follow-up lo fai già bene, perché ogni cliente pesa troppo per dimenticartelo. Lì il primo candidato è quasi sempre la produzione dei documenti: preventivi, capitolati, conferme d'ordine. Il conto per esteso è qui: quanto costa un preventivo fatto a mano.

L'errore che vedo più spesso: partire da tutto

"Facciamo una mappatura completa dei processi e poi decidiamo."

Suona serio, ed è il modo più affidabile di non partire mai. La mappatura completa di una PMI da 15 persone sono 3 mesi di lavoro, e alla fine hai un documento e zero risultati. Nel frattempo le 700 ore continuano a sparire.

Il contrario funziona: prendi 5 candidati, dai i voti, parti dal primo, e misura. Se dopo 6 settimane il numero non si è mosso, hai perso 6 settimane invece di 3 mesi, e hai imparato qualcosa di vero.

Come si misura il "prima"

Questa è la parte che quasi tutti saltano, ed è quella che decide se il progetto sarà difendibile.

Prima di toccare qualsiasi cosa, scrivi 3 numeri: quante volte al mese gira il processo, quanti minuti prende ogni volta, quante persone lo toccano. Se non li sai, per 2 settimane li conti. Sembra tempo perso ed è l'unico investimento che rende sempre, perché senza il "prima" il "dopo" è un'opinione.

E l'azienda che ti sta guardando lavorare non si convince con un'opinione.

Da dove partire, se non vuoi partire da solo

Il CHECK-INO fa esattamente questo lavoro su tutte e 8 le aree: 60 domande, meno di 6 minuti, e alla fine hai le aree in ordine, quanto pesa ognuna in ore e in euro all'anno, e quale ha senso toccare per prima.

Non è una mappatura completa. È il contrario: serve a scegliere una cosa sola.